31 Mai 2007

remote access auf PC (Dokumente Fotos) + Outlook (Kontakte Termine email) über den Browser - freeware SoonR auch für Handy Smartphone und PDA

Heute möchte ich Ihnen einen kostenlosen Service vorstellen, mit der man über den Browser des Computers oder des Mobilfunkgerätes Zugriff auf (beispielsweise das heimische) Outlook sowie eine Desktop-Suche, welche auf dem Computer installiert sind, und zusätzlich noch auf Ordner, der beispielsweise Office-Dateien oder Fotos enthalten kann, unterwegs zugreifen kann.

Zusätzlich ist es nicht nur möglich, unterwegs (mobil oder über Browser eines Computers) auf das "eigene" Outlook und seinen Funktionen zuzugreifen sondern auch, den Kalender anderen Personen zur Einsicht zur Verfügung zu stellen.

Dieser kostenlose Service von SoonR ist wirklich mit vielen einsetzbaren Funktionen (mobile und über einen Computer) ausgestattet, so dass ich folgend zunächst nur aus meiner Sicht ein paar highligts zusammengasst habe.


Highlights der Funktionen des kostenlosen Service von SoonR

Interessant ist, dass man nicht nur über den mobilen Browser Windword- oder PowerPoint-Dateien sich anzeigen lassen kann, sondern diese auch als jpg- (Foto) oder pdf-Datei (Abobe reader) herunterladen kann.
Somit haben auch Mobilfunk-Besitzer, die kein mobile Windword besitzen, eine Möglichkeit, diese Dokumente zu lesen und mobil abzuspeichern.
Nutzer von PDAs oder Smartphones mit WindowsMobile können sich die Dateien aber auch gleich konvertiert (!) für mobile Winword und mobile PowerPoint herunterladen.

Des Weiteren besteht die Möglichkeit, dass Änderungen eines Winword-Dokumentes dem mobilen Nutzer angezeigt werden und dieser sich sogar mittels einer SMS (20 sind monatlich kostenlos) benachrichtigen lassen kann.

Auch Handy-Besitzer, die keinen Kalender oder ein email-Programm auf Ihrem mobilen device vorfinden, haben mit SoonR eine durchaus akzeptable kostenlose mobile Variante.
Dies liegt vor allem auch daran, dass die Darstellung im mobilen Browser und die Navigation m.E. sehr übersichtlich und funktionell ist.

Sehr spannend ist auch die Tatsache, dass man einen Outlook-Kalender auch mit anderen Per


Ich persönlich finde vor allem die Tatsache spannend, dass man den remote Zugriff auch über den Browser eines Computers hat.

Somit kann jeder - beispielsweise bei der Arbeit - auch auf seine eigenen Termine, Kontakte und emails Zugreifen zugreifen und auch neue anlegen bzw. erstellen ohne diese später ggf. mit dem Mobilfunkgerät synchronisieren zu müssen.

Möglich ist es so natürlich auch, anderen Personen durch Bekanntgabe der Zugangs-Daten Zugriff auf Outlook zu gewähren.
So lässt sich schnell mal nachsehen, ob denn derjenige zu einem bestimmten Datum auch Zeit hat. Tipp: Auf Wunsch kann man die email-Funktion im remote Zugriff auf Outlook auch unterdrücken.

Eine andere interessante Variante ist, dass innerhalb von SoonR-Nutzern auch nur der Kalender freigegeben werden kann. Somit hat man von seinem eigenen SoonR-account Zugriff auf die Termine anderer Nutzer.
Das Erstellen von Terminen für andere SoonR-user ist jedoch nicht möglich.


Aus diesen letzten beiden Gründen, werde ich Ihnen die freeware SoonR in mehreren Teilen vorstellen:

Anmerkung:
Der remote access von SoonR ermöglicht auch, auf Skpe zuzugreifen. Allerdings funktioniert diese Service-Komponente nur mittels SkypeOut: Skype ruft Ihr Mobilfunkgerät an und baut so die Verbindung auf.
Da dieser Service nicht nur grundsätzlich Kosten verursacht [weswegen ich ihn in diesem Blog nicht vorstelle], sondern m.E. auch an sich ganz schon teuer ist und viele Alternativen (z.B. fring - GoogleTalk + Skype - VoiP und Chat und für Symbian-Handys + VoiP über SIP - Fring für Nokia (interner Link) vorhanden sind, möchte ich Sie bitten, weitere Informationen dazu eigenständig nachzulesen:
http://www.soonr.com/web/front/talk.jsp


Funktionsweise und Wissenswertes

Damit man unterwegs Zugriff auf die unterstützen Programme hat, sind folgende Voraussetzungen nötig:
  1. Ein Computer (Mac oder Windows) muss angeschaltet und mit dem Internet verbunden sein.
  2. Der SoonR-client muss ebenfalls installiert und gestartet sein.
  3. Outlook muss im Hintergrund laufen.
Der SoonR-client verwendet zum Übertragen der Daten eine 128 Bit-SSL-Verbindung. Allerdings liegen in der kostenlosen Version Ihre Daten auf dem Server nicht verschlüsselt vor.
Daher - und auch grundsätzlich -, falls es sich um sensible Daten handelt, wurde ich persönlich den Service nicht nutzen.


In der kostenpflichtigen Soonr-Variante sind die Daten auf dem Server verschlüsselt und der Nutzer kann auch auf diese Zugreifen, wenn der Computer ausgeschaltet ist.

Allerdings hat man in der kostenlosen Version die Möglichkeit,
  • entweder einen Ordner zu definieren, deren Dateien oder
  • einzelne Dateien anzugeben, die
ebenfalls offline zur Verfügung stehen. Hierbei ist allerdings ein Limit von 100MB gegeben.

Alle Dateien, deren remote Zugriff Sie am Computer freigegeben haben, lassen sich an andere SoonR-Nutzer oder Kontakte (entweder aus Outlook aufgerufen oder) mit Angabe der email-Adresse versenden.


Weitere Informationen können nachgelesen werden unter:
http://www.soonr.com/web/front/tutorial.jsp
http://www.soonr.com/web/front/FAQ.jsp


features

SoonR ermöglich Zugriff auf Outlook, Skype und eine Desktop-Suche (müss natürlich auf dem Computer vorzufinden sein) - für letzteres gelten die Funktionen je nach Ihren Vorgaben innerhalb des tools.


Folgend ein Überblick über einige Funktionen von SoonR:

1. Outlook
  • eine Suche ist möglich (z.B. kann man sich von einem Kontakt alle emails und Termine anzeigen lassen)

  • emails werden nach Datum sortiert angezeigt und
    lassen sich öffnen, forwarden, antworten und neu erstellen
    Datei-Anhänge können angesehen (zoom) und gedownloadet (jpg- und pdf-Format) werden

  • Termine können unterschiedlich angezeigt werden (z.B. Wochen-, Tages-, Detail-Ansicht)
    ganztägige Termine und Termin-Serien werden angezeigt, wobei bei letzteren nicht erkennbar ist, dass es sich um eine Serie handelt

  • Kontakte werden in Kurzform dargestellt (z.B. keine Anzeige der Adresse)

  • Der Kalender kann für andere SonnR-Nutzer zur Einsicht freigegeben werden

2. remote Zugriff auf Ordner (Dateien)
  • optionaler Zugriff auf den Ordner "Eigene Dateien" und Zugriff auf einen weiteren, frei definierbarer Ordner

  • Dateien können angesehen werden (Zoom) und konvertiert gedownloadet werden, z.B.:
    Winword-Datei als jpg- oder pfd-Datei oder auch im "mobile Winword"-Format

  • Versenden von vorhandenen Dateien an andere Nutzer bzw. Kontakte

  • Freigabe eines Ordners an andere Nutzer

  • Möglichkeit, sich Veränderungen nach einem update einer winword-Datei anzeigen zu lassen und optionaler Empfang einer SMS bei neuen Dateien oder Änderungen einer Datei (20 SMS sind kostenlos)

  • Powerpoint und Bilder können als Slideshow dargestellt werden

  • bis zu 100 KB können offline zur Verfügung gestellt werden

Download

Voraussetzung: Microsoft Windows 2000 oder Windows XP bzw. Mac OS 10.4 oder höher

optional:
  • Skype
  • Desktop-Suche - wobei Google Desktop Search, Windows Desktop Search, Yahoo Desktop Search und X1 Desktop Search unterstützt werden
  • Outlook 2000 oder höher

Da der Zugriff - wie bereits erwähnt - nicht nur über den mobilen, sondern auch über den Browser des Computers funktioniert, werden, für alle üblichen Browser jeweils einzelne Downloads angeboten.

Die Downloads (Es gibt aber auch für Opera und Safari spezielle Downloads...) sind beispielsweise zu finden unter:

Installation des SoonR-clients auf dem Computer

Die folgenden screenshots sind von der Version 1.3.0.182 des SoonR-clients auf einen Computer mit Windows XP SP2.


Nachdem das Programm installiert worden ist, erfolgt in den ersten Schritten das Erstellen des accounts.

Hierzu muss ein username und das password erstellt (siehe Bild unten links) und anschliessend eine Handy-Telefonnummer und eine email-Adrsse angeben, die beide validiert werden (siehe Bild unten rechts).









Zusätzlich sollte man, damit später auch die Termine und das Eintreffen der emails mit der richtigen Uhrzeit versehen sind, die Zeit-Zone anpassen (siehe Bild oben rechts).

Der SoonR-clients erkennt automatisch, ob Outlook und / oder eine der unterstützen Desktop-Suchen auf dem Computer installeirt ist bzw. sind (siehe Bild links - Beispiel nur Outlook vorhanden).
Möchte man eines der Programme nicht im remote Zugriff vorfinden, so ist das Häkchen entsprechend zu entfernen.

Grundsätzlich hat man den Ordner "Eigene Dateien" zur Option auf diesen später zugreifen zu können. Wer dieses nicht wünscht, entfernt bitte das Häkchen.

Definieren kann man nun einen weiteren Ordner auf dem Computer auf dem der remote access möglich ist.
Dazu wählen Sie "Browse" unter "Select another folder..." und definieren den gewünschten (siehe Bild oben links).

Auf alle Dateien, die sich (je nach Ihren Angaben) nun in dem bzw. den Ordner(n) - oder auch auch in ggf. vorhandenen Unterordnern - befinden, denen Sie remote Zugriff erlaubt haben, können Sie später zugreifen.


Nun sollte man sich noch die settings ansehen (siehe Bild oben).


Im Reiter "Folder Access" kann man später den frei-definierbaren Ordner zum Zugriff editieren oder aber auch Filter aufsetzen, um bestimmte Datei-Typen auszuschliessen (siehe Bild oben).
Als default sind temporäre Datein (tmp) bereits ausgeschlossen.

Im Reiter "Mail" lässt sich, wenn gewünscht, die email-Funktion von Outlook aus dem remote Zugriff entfernen.



Haben Sie den Zugriff auf auf die Desktop-Suche erlaubt, so lässt sich diese auch - falls es sich um Dateien handelt, die nicht in den remote-Ordnern enthalten sind - mit einem passwordschutzt versehen (siehe Bild oben).


Bevor es nun losgehen kann, muss zunächst die email-Adresse validiert werden.

Danach erfolgt im weiteren Schritt noch eine Überprüfung Ihrer angegebenen Handy-Nummer (siehe Bild oben).
Zu diesem Zweck wird Ihnen per SMS ein Code gesendet (In meinem Fall handelte es sich um eine 4-stellige Nummer.), die danach im entsprechenden Browser-Fenster eingeben werden muss.


weiter wenn Sie Teil 2 und 3 noch lesen möchten:

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