Mobile 2.0: Notizen synchronisieren - SyncNotes freeware für Handy PDA Smartphone

Heute möchte ich Ihnen eine freeware vorstellen, die es ermöglicht Notizen, zu synchronisieren. Dabei handelt es sich jedoch nicht um die Notiz-Funktion von Outlook oder PocketOutlook.

Wer auch gerne eine Web2.0-Anwendung kennen lernen möchte, mit der man Zugriff auch auf Aufgaben und Todos erhalten kann, findet diese in dem post "Aufgaben und todo-Listen mobil - remember the milk".
Da dieser kostenlose Service die Informationen über den Browser des Mobilfunkgerätes bereitstellt, ist "remember the milk" sowohl für Smartphones und PDAs als auch für Handys geeignet.

Das "SyncNotes System" beinhaltet zum einen eine Desktop-Software, mit der man wie gewohnt Notizen erstellen und bearbeiten kann. Gleichzeitig hat man über den Browser des Computers und des Mobilfunkgerätes ebenfalls Zugriff auf diese Notizen, um diese zu editieren, zu löschen, zu versenden oder auch zu erstellen. Zum anderen wurde für PDAs noch ein weiterer Client entwickelt, wodurch die Funktionen dann nicht nur über den Browser des Mobilfunkgerätes zur Verfügung steht.

Durch die manuelle oder auch automatische Synchronisation lässt sich jede - mittels der kostenlosen Desktop-software - erstellte Notiz über:

einen Browser eines Computers*,
den Browser des Mobilfunkgerätes (WAP und XHTML werden unterstützt z.B. für Handys oder Smartphones) und auch über
den mobilen Client von SyncNotes (Internet-Verbindung nötig) für PDAs - ebenfalls freeware -

nicht nur einsehen, sondern auch bearbeiten, neu erstellen bzw. löschen oder auch versenden.

*) Diese Funktion eröffnet z.B. die Möglichkeit, nicht nur an einem öffentlichen Computer seine Notizen zu editieren, sondern dass auch, dass durch Dritte (bspw. Sekretärin, Projekt-Manager) Notizen für einen selbst erstellt werden können.

Natürlich gilt das gleiche, wenn die Notiz erstellt oder verändert wurde mit einem der anderen zur Verfügung stehenden Zugangswege.

Teamfähigkeit

Nicht nur die eben beschriebene Möglichkeit, sondern vor allem, dass SyncNotes aus allen Programmen bzw. Clients heraus die Möglichkeit bietet, Notizen an eigene SyncNotes-Kontakte zu senden, eröffnet weitere Einsatzgebiete dieses kostenlosen Services.

Hat man eigene Kontakte hinzugefügt und einer dieser sendet an einem selbst eine Notiz, dann erscheint diese "wie eine eigene" Notiz.

Quelle und Copyright des Fotos siehe Photocase.com

Auf diese Art lassen sich leicht auch unterwegs für einen selber wichtige Informationen durch Dritte (z.B. Sekretärin, Account-Manager) erhalten, wie beispielsweise:

Liste der eingegangenen - verpassten - Anrufe oder auch die aktuellen Telefon-Termine für den heutigen Tag,
Einkaus-Liste oder
offene Punkte innerhalb eines Projektes

Man kann auch Notizen an "Nicht-Kontakte" senden. Diese Personen erhalten dann die Notiz als email, wobei die Betreff-Zeile der email der Titel der versendeten Notiz ist. Als Absender wird die beim Einrichten des accounts angegebene email-Adresse verwendet.
Das Informieren bzw. auch Delegieren von to-dos lässt sich somit ebenfalls umsetzen.

Funktionen der Desktop-freeware

Wenn man einmal davon absieht, dass die software selber auch noch angepasst werden kann (z.B. bei jedem Fenster immer in der Toolbar einblenden, Proxy- und Synchronisations-Einstellungen), stehen für die Notizen u.a. folgende Funktionen zur Verfügung:

individuell einstellbare Farben sowie auch "Transparenz"-Grad
temporäres oder grundsätzliches Anzeigen bzw. Ausblenden ausgewählter Notizen
Versenden (direkt aus der Anwendung heraus)
Droppen - also kein Kopieren notwendig

Die vielen definierten Tasten-shortcuts ermöglichen z.B. auch Einfügen von Datum und/oder Uhrzeit mit nur einer Taste bzw. einer Tasten-Kombination.

Besonders interessant ist übrigens die Tatsache, dass sowohl die Desktop-software wie auch der PDA-Client XML-basiert die Notizen speichert.
Damit eröffnet sich nicht nur ein charmanter Weg, die Veränderungen der einzelnen bzw. das Erstellen neuer Notizen zu dokumentieren, sondern auch die Notizen in andere Anwendungen "einlesen" zu können.

Registrierung, Download und Wissenswertes

Voraussetzung PDA mit WindwosMobile und installiertem Microsoft .NET Compact Framework
Voraussetzung Computer: Windows 98, Me, 2000 oder XP

Bitte beachten Sie, dass für das Synchronisieren eine Internetverbindung nötig ist, wodurch Ihnen ggf. Kosten entstehen können.

Zusätzlich sollten Sie noch bedenken, dass Ihre Notizen natürlich auch auf dem SyncNotes-Server vorhanden sind.

Die Notebox - das ist die Box mit allen aktiven Notizen - kann nur 200 Notizen aufnehmen.

Notizen lassen sich jedoch auch archivieren, wobei sie dann trotzdem Zugang zu diesen haben. Die Anzahl der im Archiv vorliegenden Notizen soll unbegrenzt sein.

Quelle und Copyright des Fotos siehe Photocase.com

Die Registrierung mit Angabe der email-Adresse - an die ein Verifizierungs-Code gesendet wird - und mit der Auswahl eines passwords erfolgt über:
http://www.syncnotes.com

Bitte haben Sie in Erinnerung, dass beim Versenden einer Notiz (erfolgt über email) diese angegebene email-Adresse sich als Absender wiederfindet.

Der Download der Desktop-software und des PDA-Clients ist zu finden auf der Internetseite:
http://www.syncnotes.com/WebView/download.aspx#bottompage

Zumindest auf meinem PDA mit WindowsMobile 5.0 gab es Schwierigkeiten, den PDA-Client tatsächlich zu beenden. Sehr sinnvoll - und sicherlich nicht nur für diese Applikation - wäre die Funktion eines Task-Managers. Mit der Auswahl "aktuelle Anwendung schliessen" lässt sich der PDA-Client tatsächlich beenden.
Wer gerne freeware-Vorschläge zu Task-Managern erhalten möchte, kann diese finden unter "Task-Manager für PDA - Utility Freeware" (interner Link)

Nutzung der Desktop-Software

Bei der Installation muss man seine Zugangs-Daten eingeben.

Unter "Options" lässt sich z.B. festlegen:

im Reiter "Translucency" - "Durchsichtigskeits-Grad" jeder angezeigten Notiz
"Synchronize" - neben dem Sychronisations-Intervall kann man auch festlegen, dass neue Notizen sofort auf dem Bildschirm angezeigt werden.

Notizen können in den üblichen Farben (gelb, blau, grün, rot, grau) erstellt werden. Zusätzlich kann auch noch eine weitere "Gruppe" angepasst werden: Notiz mit "Colour Custom"

Mittels "Klick" auf "Untiteled" kann die Notiz mit einem eigenen Titel versehen werden.

Notizen lassen sich sortieren nach:

Titel
Farbe
Datum der letzten Veränderung

Unter "Help" können alle Tasten-Funktionen nachgelesen werden.

Besonders interessant finde ich Ctrl + Shift + F5: dadurch wird das Datum und die Uhrzeit im 24h-Format eingefügt.
Verwendet man dies als Titel (z.B. "22.02.2007 15:16:33 - Telefonanruf Hr. Meyer") lassen sich die Notizen innerhalb einer Farbe nicht nur nach der letzten Veränderung, sondern auch über das Erstellungs-Datum (also eigentlich nach "Titel" sortieren).

Quelle und Copyright des Fotos siehe Photocase.com

Über das Ikon im System-Tray lassen sich die Funktionen der software ebenso nutzen.

Zugriff über den Browser - Kontakte einladen (Black- und White-List)

Hat man sich in SyncNotes (www.syncnotes.com) eingewählt, lassen sich nicht nur Kontakte einladen, sondern auch unter "Optionen" die Black- und White-List bearbeiten.
unter der Auswahl "Block Spam" lassen sich entweder eingeben:

email-Adressen, die blockiert werden sollen, oder
Kontakte (über die Eingabe der entsprechenden email-Adresse), von denen man nur Notizen erhalten möchte

Wie bereits erwähnt lassen sich über den Browser ebenfalls Notizen erstellen, versenden, editieren, löschen sowie auch archivieren.

Die vorhandenen Notizen können ebenso sortiert werden. Zur Auswahl stehen Ihnen die Sortierung über jede einzelnen header einer Spalte zur Verfügung (siehe Bild unten).

Zugriff für Handys und Smartphones

Wer unterwegs seine Notizen bearbeiten möchte, verwendet im Browser des Mobilfunkgerätes dieselbe URL wie auch über den Browser eines Computers:
www.syncnotes.com

Nutzung der PDA-freeware

Nach der Installation muss man zunächst seine Zugangs-Daten eingeben (siehe Bild unten links) und kann auch gleich die Synchronisations-Vorgaben vornehmen.

Im Reiter "List behaviour" unter "Menu" + "Options" lässt sich festlegen, ob man bei der Auswahl einer Notiz diese Fullscreen lesen bzw. editieren möchte oder lieber innerhalb vorhandener Notizen verändern bzw. sich anzeigen lassen möchte (siehe Bild oben rechts).

Ein Sortieren der Notizen ist unter "Menu" + "Sort notes by..." möglich.

Die Einstellungen für "neue Notiz" lassen sich ebefalls "Menu" + "Options" im Reiter "Themes" festlegen (siehe Bild unten links): Welche Notiz (gelb, grün, rot, grau, blau oder "custom") soll default mässig angezeigt werden?

Über den Button "neue Notiz" lassen sich diese erstellen. Auch das Einfügen des aktuellen Datums und der Uhrzeit ist möglich.

Das Versenden einzelner Notizen ist auch hier möglich. Wie auch in der Desktop-software muss die email-Adresse von Hand eingegeben werden. Falls mehrere Empfänger gewünscht sind, müssen die email-Adressen mit Kommata getrennt werden.

Die "Tap und hold"-Fuktion auf eine geschlossenen Notiz eröffnet folgende Funktionen:

Sortieren von Notizen nach Title, Farbe oder Datum
Ansicht im fullscreen-mode
Löschen, Versenden und Verändern der Farbe einer Notiz

Mit "Tap und hold" auf eine geöffnete Notiz lässt sich zusätzlich das Datum und die Uhrzeit einfügen; im Edit-mode kann man Text einfügen, kopieren und ausschneiden (Zwischenablage)

Wer seine Notizen sichern, archivieren bzw. in andere Applikationen einbinden möchte, kann dies über die Datei notes.xml, die sich im Ordner "My Notes" unter "My Documents" befindet.

Wer für den Client noch weitere Unterstützung bei der Nutzung benötigt, kann diese finden unter:

http://www.syncnotes.com/WebView/PPCHelp.aspx#bottompage