Mobile 2.0: kostenlose 2-Wege-Sync mit Kategorie-Unterstützung von Outlook und Google Kalender

Für das Synchronisieren des Google Kalenders mit dem Kalender des Mobilfunkgerätes gibt es viele kostenlose Programme (siehe Links am Ende des Beitrages).

Um aber den Google Kalender mit dem bzw. den Outlook-Kalendern abgleichen zu können, möchte ich Ihnen heute eine weitere freeware* vorstellen: gSyncit, mit der ein 2-Wege-Abgleich auch für unterschiedliche Kategorien (Outlook) möglich ist.

*) Genau genommen handelt es sich um die Test-Version. Weitere Informationen siehe headline "Wissenswertes".

Bereits erwähnt und für einen Upload des Outlook-Kalenders zu einem Google-Kalender durchaus nutzbar, ist die kostenlose Version von gMigrate, die ich Ihnen in dem post "Kalender von Outlook + Lotus Notes mit Google-Kalender synchronisieren" vorgestellt habe.

features

Zu den Funktionen der kostenlosen Test-Version von gSyncit gehören u.a.:

Auswahl des Outlook-Kalenders, der synchronisiert werden soll
Auswahl des Google-Kalenders, wenn mehrer in diesem Google-account vorhanden sind (Voraussetzung: Schreiberlaubnis; möglich sowohl für public als auch für private Google-Kalender)
Synchronisations-Wege:
- Outlook zu Google
- Outlook zu Google, wobei nur der frei- bzw. gebucht-Status veröffentlicht wird
- Google zu Outlook oder
- 2-Wege Synchronisation
Bei der Synchronisation (Outlook zu Google bzw. 2-Wege Synchronisation) können mehrere Kategorien von Outlook-Terminen ein- bzw. ausgeschlossen werden.
Einstellung des Synchronisations-Intervalls - Dies kann entweder:
- in Tagen (Anzahl zurück und im Voraus) oder
- als Datum (vom x-Tag bis zum y-Tag)
festgelegt werden.
Konflikte bei der Synchronisation von Terminen werden auf Wunsch angezeigt oder können grundsätzlich übergangen werden.
Festlegung, ob:
- als "privat" oder "vertraulich" gekennzeichnete Termine im Outlook-Kalender und /oder
- noch nicht bestätigte Termine aus dem Google-Kalender und/oder
- Teilnehmer sowie Notizen eines Termins in die Synchronisation eingeschlossen werden
- der Inhalt von "privat"-Terminen in den Google-Kalender übertragen werde
- vom Google-Kalender in Outlook zugefügte Termine als "privat" gekennzeichnet und/oder auch einer ausgewählten Kategorie zugeordnet werden
sollen.

Quelle und Copyright des Fotos siehe Photocase.com

Wissenswertes

Bei gSyncit handelt es sich um ein plug-in für Outlook. Die Einstellungen für die settings sowie die Synchronisation erfolgen direkt aus Outlook heraus.

Wie bereits erwähnt, handelt es sich um eine Test-Version. Alle oben aufgezählten Funktionen sind in dieser kostenlosen Variante möglich!

Allerdings - als Unterschied zu der bezahlten Version - :

kann man immer nur einen (!) seiner Google-Kalender gleichzeitig verwenden (also bei mehreren Kalendern manuell anpassen).
ist keine automatische Synchronisation möglich.

Zusätzlich sollten Sie vorab wissen, dass man bei jedem (!) Starten und Beenden von Outlook und der Synchronisation jeweils 20 Sekunden warten muss (siehe Bild unten).

Erst danach kann man auf "Use Evalution" (siehe Bild unten) klicken und "ganz normal" weiterarbeiten.

persönliche Anmerkung zur kostenlosen Version vs. Erwerb einer Lizenz:

Um diesen erwähnten Einschränkungen der Test-Version zu entgehen, muss man diese software kaufen.
Nun wissen Sie sicherlich, dass in diesem Blog nur kostenlose software oder services vorgestellt werden. Manchmal bietet der Entwickler auch eine "Spenden-Möglichkeit" für sein Produkt an. Ich persönlich empfinde die nötigen 10US$ (ca. 7,40€ zum heutigen Kurs) für den Erwerb einer Lizenz von gSyncit durchaus im "Spenden-Bereich"....
Aber wie bereits erwähnt, wenn Sie 20 Sekunden jeweils warten können und manuell die - falls gewünscht - unterschiedlichen Google-Kalender einbinden, lässt sich mit dieser kostenlosen Variante durchaus leben.

Bitte vergessen Sie nicht, vor der Synchronisation [sicher ist sicher] die entsprechenden Kalender zu sichern.

Wissenswert könnte noch sein, dass zumindest bei meinen vielen Test-Versuchen, manchmal nur die Einstellungen übernommen wurden, wenn man Outlook neu startet.

Info: Auch wiederkehrende Termine [ist häufig eine Herausvorderung bei der Synchronisation]werden tadellos gemeistert.

Voraussetzung und Download

Voraussetzungen:

Computer mit Windows 2000, XP 2003 oder Vista
Outlook 2003 oder 2007 sowie mt Microsoft Exchange-accounts
Microsoft .Net Framework 2.0

Anmerkung: Ich habe es zusätzlich noch auf einem PC mit Windows XP Professional und Outlook XP getestet - läuft ohne Probleme.

Der Download von gSyncit sowie ggf. von Microsoft .Net Framework 2.0 erfolgt über die Webseite:
http://www.daveswebsite.com/software/gsync/download.shtml

Weitere Informationen können nachgelesen werden unter:
http://www.daveswebsite.com/software/gsync/index.shtml

Nach dem Download und der Installation des Plug-ins kann Outlook gestartet werden.

Die folgenden screenshots und die Anleitung sind von einem PC mit Windows XP Professional mit Outlook XP bei der Verwendung der Version 1.8.40.0 von gSyncit.

Nutzung

Nach dem man Outlook gestartet, die 20 Sekunden gewartet und auf "Use Evalution" geklickt hat, kann man über den Button "Settings" die Einstellungen vornehmen (siehe Bild rechts).

Da man in der Test-Version nur immer einen Kalender eingebunden haben kann, muss man den vorhandenen markieren und "Edit" auswählen (siehe Bild unten).

Danach stehen Ihnen mehrere Reiter zur Verfügung, die ich Ihnen nun einzeln vorstellen werde.

Bitte achten Sie darauf, dass einzelne Reiter (also die Einstellungen) auszuschliessen sind durch das Entfernen des Häkchens bei "Enabled".
Wiederum werden die jeweiligen Einstellungen erst möglich, wenn der Reiter aktiviert wurde (Setzen des Häkchens bei "Enabled" - siehe Bild unten; rechte obere Ecke)

Reiter "Calendar Mapping"

Möchte man einen persönlichen (!) Google Kalender zum Synchronisieren einbinden, so ist:

zunächst das Häkchen bei "Use Google authentification" zu setzen,
der username (Form: username@googlemail.com, username@gmail.com oder username@domain.com usw.) sowie das password einzugeben (siehe Bild unten) und
anschliessend die Überprüfung durch Klicken auf "Verify Account" zu starten.

Für öffentliche Kalender kann dieser Vorgang weggelassen werden.

Nun muss der XML-feed Ihres Google-Kalenders eingetragen und "select" ausgewählt werden (siehe Bild oben "Google Calender Feed path").

Bei privaten Kalendern hat dieser so in etwa das folgende Format, wobei "x" Platzhalter für mehrere Zeichen ist:
http://www.google.com/calendar/feeds/usernmae%xgooglemail.com/private-x/basic

Anmerkung:

Wenn Sie nicht genau wissen, wie man den XML-feed seines Google-Kalenders erhält, dann scheuen Sie sich nicht, einen Kommentar zu verfassen. Ich lasse die genaue Erklärung nur weg, weil sicherlich [?] viele Leser dies wissen [Vermutung]. Ansonsten füge ich eine genaue Erklärung gerne noch dem Beitrag hinzu! [Daran soll es nicht scheitern...]

Nach dem man "select" ausgewählt hat, kann man entscheiden, welchen - falls man mehrere einzelne Google-Kalender in seinem account im Zugriff hat - denn der gewünschte sein soll (siehe Bild oben).

Nun muss man noch den - falls auch hier mehrere Kalender vorhanden sind - entsprechenden Outlook-Kalender festlegen (siehe Bild unten).

Reiter "Sync Options"

In diesem Reiter:

kann der Synchronisations-Weg bzw. die 2-Wege-Synchronisation festgelegt werden.
lassen sich alle gewünschten Einstellungen personalisieren (ausser den Outlook-Kategorien und dem Zeitraum).

Meines Erachtens sprechen die jeweiligen Erklärungen für sich. Mittels entsprechender Häkchen wird die Option ausgewählt.

Für eine "normale" 2-Wege-Synchronisation müssen zumindest die beiden ersten Häkchen von oben (siehe Bild oben) vorhanden sein.

Reiter "Sync Date Range"

In der Kauf-Varinate lässt sich zu jedem Kalender auch ein anderer Synchronisations-Zeitraum festlegen.
Da wir aber nur einen Kalender zur Verfügung haben, kann man den Zeitraum entweder in diesem Reiter oder aber generell unter "Sync Options" einstellen.

Stellt man diesem im Reiter "Sync Date Range" ein, so kann man entweder:

"Day Range" - Anzahl der Tage zurück und im Voraus oder (siehe Bild oben)
"Fixed Date Range" - Angabe der Daten, also Start- und End-datum (siehe Bild unten)

nutzen.

Reiter "Categories"

In diesem letzten relevanten Reiter lässt sich festlegen,:

ob nur (!) Termine, die zumindest einer speziellen (definierbar; auf Wunsch auch mehrere) Kategorie angehören, synchronisiert
oder
ob, Termine, die zu einer (definierbaren) Kategorie gehören, bei der Synchronisation ausgeschlossen

werden sollen.

Unabhängig davon, ob nun

nur (!) Termine die einer Kategorie angehören, in die Synchronisation eingeschlossen ("Only write appointment to google that contain...") oder
alle Termine, die einer Kategorie angehören, ausgeschlossen werden sollen (Do not write appointment to Google...")

muss man zunächst eine oder mehrere Kategorien festlegen.

Dazu tippen Sie bitte die gewünschte (in Outlook-Kalender vorhandene) Kategorie in die freie Zeile ein (siehe Bild oben) und klicken auf "Add Categorie".
Mit Markieren einer bereits eingegebenen Kategorie und der Auswahl "Remove Categorie" lässt sich diese auch wieder löschen.

Wie man [vielleicht] im Bild oben erkennen kann, werden die Umlaute ä, ü und ö nicht richtig übernommen. Meinem Test nach, funktioniert die Einstellung jedoch wunderbar.

Anmerkung: Wenn Sie mehrere Kategorien eingeben, so ist zwischen all diesen praktisch eine "oder"-Funktion. Das bedeutet, ein Termin muss nur eine (!) der eingegebenen Kategorien zugehören, damit dieser entweder ein- bzw. ausgeschlossen wird.

Möchte man jedoch diesen Reiter nutzen, um allen Terminen, die durch den Google-Kalender hinzugefügt werden, eine besondere Kategorie zuzuordnen ("Assings these categories..."), dann darf man natürlich nur eine (!) Kategorie eingeben.

Synchronisation

Nachdem man alle Optionen eingegeben kann, werden diese mittels des Buttons "OK" übernommen.

Nun lässt sich die Synchronisation starten (siehe Bild rechts - linker Button "Sync").