Mobile 2.0: kostenlose 2-Wege-Sync mehrerer Outlook-Kalender und Google-Kalender

Spätestens ab Outlook 2003 kann es durchaus sinnvoll sein, mehrere Kalender in einem Outlook-Profil anzulegen. Um jeden einzelnen Outlook-Kalender mit einem unterschiedlichen Google-Kalender zu synchronisieren (2-Wege), kann man die freeware Calgoo nutzen.

Eine Alternative (Sie haben z.B. nur Outlook XP.) stellt die freeware-Variante von gSyncit dar. Bei diesem kostenlosen Programm werden nicht (automatisch) mehrer Outlook-Kalender abgeglichen, sondern: Die Synchronisation mit einem Google-Kalender erfolgt über die Kategorie-Auswahl eines Termins in Outlook. Näheres lässt sich nachlesen unter "kostenlose 2-Wege-Sync mit Kategorie-Unterstützung von Outlook und Google Kalender - freeware gSyncit für Windows" (interner Link).

Ob man seine(n) Google-Kalender im Anschluss mit dem Kalender des Mobilfunkgerätes synchronisiert (freeware-Vorschläge am Ende des Beitrages) oder einen der möglichen mobilen browserbasierten Zugriffe nutzt (Links siehe ebenfalls am Ende des Beitrages), ist natürlich jedem selbst überlassen.

Übrigens gibt es noch viele andere kostenlose Programme für Mobilfunkgeräte oder den Computer, um Ihnen die Termine "näher" zu bringen. Vielleicht lassen Sie sich einfach durch die headlines am Ende des Beitrages inspirieren?!

Quelle und Copyright des Fotos siehe Photocase.com

brainstorming - Nutzung mit anderen kostenlosen Programmen

Angemerkt sei noch, dass dieser Weg (also die Nutzung von Calgoo) m.E. viel nutzerfreundlicher ist, mehrere (!) Outlook- und Google-Kalender untereinander - auch über mehrere PCs (!) - abzugleichen als beispielsweise die Nutzung von Scheduleworld oder WebDAV.

Hat man beispielsweise zwei Mobilfunkgeräte kann man "job" und "privat" (2 Outlook- und dazu 2 Google-Kalender; ggf. über 2 PCs) einfach trennen. Und falls Sie nur ein Mobilfunkgerät nutzen, lassen sich über die anderen kostenlosen Services (z.B. SoonR - interner Link: remote access auf PC (Dokumente Fotos) + Outlook (Kontakte Termine email) über den Browser - freeware SoonR auch für Handy Smartphone und PDA) auch auf alle Outlook-Kalender - selbst wenn diese nicht mit dem Kalender des Mobilfunkgerätes abgeglichen werden - mobil zugreifen und Termine anlegen.
Meine Empfehlung gilt jedoch nur für Nutzer ab Outlook 2003, da ansonsten das gleichzeitige Anzeigen von mehreren Kalendern in einem Profil nicht möglich ist.

Das Pushen Ihrer wichtigen Termine - sprich des "Kalenders" (nicht der vorhandenen "Unter-Kalender") des Outlook-Profiles ist beispielsweise mit der freeware Emoze umsetzbar: "kostenlose push-email für Symbian-Handy Smartphone und PDA - freeware Emoze" (interner Link zu Teil 1; Emoze pusht emails, Notizen, Aufgaben und Termine!).

Funktionen

Um sich die Oberfläche leichter vorzustellen, habe ich einen screenshot beigefügt. Mittels Klicken auf das Bild, wird dieses vergrössert [Dies gilt für alle Bilder in diesem Blog.].

Calgoo wird sowohl als freeware wie auch als kostenpflichtige Version angeboten. Da dieser Blog ausschliesslich freeware - also kostenlose Programme - beschreibt, stelle ich Ihnen auch nur die kostenlose Variante näher vor. Um die Unterschiede kennen zu lernen, kann man folgende Internetseite nutzen:
http://www.calgoo.com/DownloadCalgooCalendar.do

Bitte beachten Sie, dass sich Calgoo noch in der beta-Phase befindet. Ein Sichern der Kalender sollte im Vorfeld vollzogen werden.

Während das Sichern der Outlook-Kalender durchaus kein Problemchen darstellt, sieht es jedoch bei PocketOutlook etwas anders aus.
Für das Mobilfunkgerät kann ich durchaus die freeware PIMBackup empfehlen, die ich Ihnen im Beitrag "Kontakte Termine Aufgaben Anrufe SMS MMS und email sichern und wieder herstellen - freeware-utility PIM Backup für PDA und Smartphone" (interner Link) vorgestellt habe.

Zu den features der freeware Calgoo zählen u.a.:

Plattform unabhängig
Calgoo ist eine Java-Anwendung - genauer: Es wird ein JNLP-file verwendet; Java Network Launching Protocol. Durch diesen Java-Web-Start kann die Anwendung auch auf allen üblichen Systemen genutzt werden.
Ansicht von bis zu fünf eigenen Kalendern, wovon maximal vier 2-Wege-synchronisiert werden können
Eingebundene Kalender können gelöscht werden und neue lassen sich hinzufügen.
Anzeige der eingebundenen Kalender nach dem gewohnten Google-Kalender-Farben-Schema
Jedem einzelnen Kalender kann neben einem Namen auch eine Farbe zugeordnet werden. Anzuzeigende Kalender werden à la Google mittels Häkchen eingebunden.
unterschiedliche Kalender-Ansichten (Heute, Woche, Monat) sowie Ansicht als Agenda
Erstellen, Kopieren, Verschieben (auch per drag & drop), Editieren und Löschen von Terminen (incl. locationen, Notizen, Erinnerungen, Termin-Serien, eingeladene Personen, frei/gebucht-Information, ganztägige Termine)
tags (Calgoo) können vergeben werden
[Zumindest in der Version 1.0.1 mit Nutzung von Outlook 2003 Professional ist der Abgleich zwischen Kategorien (Outlook) und tags (Calgoo) noch nicht ganz ausgereift. Dies hat nur dann Auswirkungen, wenn man via Calgoo bzw. dem entsprechenden Google-Kalender zwei Outlook-Kalender abgleicht.]
manuelles Starten der Synchronisation
integrierte Such-Funktion
Erstellen von Aufgaben
Synchronisieren von Calgoo- und Outlook-Kontakten
Mittels Setzen von Häkchen kann entscheiden werden, welche Kontakte in das andere System - jede Richtung möglich - aufgenommen werden sollen.

Wer weitere Fragen hat, findet das Forum unter:
http://www.calgoo.com/JForum-2.1.6/forums/list.page

Voraussetzung, Download und Installation (Teil 1)

Wie bereits erwähnt, handelt es sich bei Calgoo um eine Java-Web-Anwendung. Aus diesem Grund gibt es eigentlich keine wirklichen Voraussetzungen.
Nötig ist es, dass der Computer mit dem Internet verbunden ist; ggf. fallen Ihnen hierdurch Kosten an.

Voraussetzungen:

Computer: Windows (ME, 2000, XP oder Vista), Mac OS X (Version 10.4.7 oder höher) bzw. Linux (Fedora Core 5 oder Gentoo)
Java: Java 1.5 oder höher*
Outlook: Outlook 2000 oder höher

*) Aus Sicherheitsgründen (das gilt nicht nur für diese Anwendung) sollte man des öfteren "Java Runtime Environment" updaten.
Eine aktuelle Version dieses kostenlosen Programms kann downgeloadet werden unter:
http://www.java.com/de/download/

Weitere Informationen entnehmen Sie bitte der realize note:
http://www.calgoo.com/JForum-2.1.6/posts/list/398.page

Für den "Download" - der kein wirklicher ist, da es sich um eine Java-Web-Anwendung handelt - muss man sich zunächst mit Angabe einer email-Adresse* registrieren lassen. Bei diesem Vorgang wird username und password erstellt:
http://www.calgoo.com/Signup.do

*) Die angegebene email-Adresse steht in keinem Bezug zu den Google-Kalendern. Man muss sich also nicht zwangsläufig mit dem Gogglemail-account registrieren lassen, den man später als "Grundlage" für die einzubindenden Google-Kalender nutzen möchte.

Erst nach dem Validieren der angegebene email-Adresse gelangt man zum Download-Bereich:
http://www.calgoo.com/DownloadCalgooCalendar.do

Dort wählen Sie bitte "Calgoo Calender" und damit die kostenlose Version aus und klicken im Anschluss auf "Start Now".

wichtig: Bitte wählen Sie im Anschluss "öffnen mit" und nicht (!) wie gewohnt "speichern unter" aus (siehe Bild rechts).

Während des Vorganges - der ziemlich lange dauert - muss man das "Ausführen" der Java-Anwendung bestätigen.

Zum Abschluss wird noch eine File-Assoziation mit ics vorgeschlagen. Ich persönlich lasse diese jedoch lieber bei Outlook, weswegen ich "Abbrechen" gewählt habe.

Falls die Firewall "sich meldet", sollte man die Anwendung zulassen.

Installation (Teil 2) und Nutzung

Die folgenden screenshots und die Anleitung beziehen sich auf die Calgoo-Version 1.0.1, welche mit einem PC unter Windows XP Professional und mit Outlook 2003 Professional genutzt wird.

Nach diesem Vorgang öffnet sich ein Wizard, mit dem man seine(n) Kalender einbinden kann.
Zunächst muss man seinen Calggo-username und das password eintragen.
Danach wählt man wieder "Calgoo Calendar" aus, da nur diese Anwendung freeware ist.
Im Anschluss wird man nach der "Recource" gefragt: Outlook oder Google-Kalender?

Ab diesem Punkt sind folgende Informationen vorab wissenswert [wichtig]:

Ein einziger Kalender wird Ihnen nur angezeigt. Dieser lässt sich nicht synchronisieren (ausser man bindet ihn ein zweites Mal ein) und auch nicht löschen. Je nachdem, welcher Kalender (ein Outlook- oder ein Google-Kalender) nur (!) angezeigt werden soll, wählt man die "Recource".
Man kann später nur Google-Kalender einbinden bzw. synchronisieren, die entweder öffentlich sind oder bei denen man selber (!) Schreib- und Lösch-Berechtigung hat. Im Anschluss gibt man also den Google-account, bei dem auch die gewünschten Google-Kalender bereits eingebunden sind, sowie das password ein (als Form ist zu wählen username@googlemail.com).
Hat man mehrere einzelne Google-Kalender innerhalb dieses Google-accounts, so ist zunächst der Haupt-Kalender auszuwählen - hierbei handelt es sich um den Kalender, der Ihnen nur angezeigt wird (vgl. Punkt 1). Analog gilt dieses natürlich auch für Outlook als gewünschte "Recource".
Im nächsten Schritt lassen sich dann bis zu 4 weitere Kalender einbinden (somit haben Sie in Summe 5 Kalender eingebunden). Die hier (maximal vier) ausgewählten Kalender werden ebenfalls nicht (!) synchronisiert, sondern nur angezeigt. Es ist durchaus möglich, keinen einzigen Kalender auszuwählen [würde ich ersteinmal bevorzugen]. Binden Sie an dieser Stelle Kalender ein, so lassen sich diese später löschen.

Danach wird der Wizard mit "Finish" beendet und der bzw. die Kalender downgeloadet.

Während man den einen default Kalender ("Recource") nicht entfernen kann, lassen sich jedoch alle anderen zugefügten Kalender löschen. Möglich ist es ebenso, die Farbe von Kalendern, die nicht (!) synchronisiert werden, später zu editieren.

Möchten Sie nun einen bestimmten Google- und einen bestimmten Outlook-Kalender, die beidseitig synchronisiert werden sollen, auswählen, so sollten Sie vorab wissen, dass die Farbe und der Name des Kalenders nicht editiert werden kann; ein Löschen ist jedoch möglich.

Für diesen Vorgang wählt man aus dem Menü "File" + "Add" + "Kalender" (siehe Bild rechts) und danach "Google and Outlook" (siehe Bild unten) aus.

Nun lassen sich die Kalender auswählen, die man synchronisieren möchte (Outlook sowie Google):

Zunächst wählt man den gewünschten Outlook-Kalender aus.
Im Anschluss markiert man den Google-Kalender oder wählt einen anderen aus, falls dieser nicht in der Liste enthalten ist, aus. Zusätzlich ist es möglich, falls dieser Kalender nicht bereits Ihrem Google-account zugefügt ist, den Google-Kalender anhand der XML-Adresse zu identifizieren; allerdings muss dieser Kalender öffentlich sein.
Jetzt lässt sich dieser Kalender mit Namen versehen, der Ordner, in dem dieser enthalten sein soll, auswählen und eine Farbe bestimmen.

Dieses Verfahren kann man so oft wiederholen, bis maximal 4 Kalender eingebunden sind.

Beim Synchronisations-Vorgang muss man den Zugriff auf Outlook freigeben; ggf. wiederholt (siehe Bild rechts). Manuelles Starten der Synchronisation ist über das Menü "Synchronize" und der Auswahl "Calendars" möglich.

kleine Tipps zur Nutzung zum Abschluss:

Wenn man in der Monats-Ansicht auf den gewünschten Tag klickt, werden alle Termine angezeigt.
Mittels Klicken auf einen Termin mit linker Maustaste stehen u.a. die Funktionen "Kopieren" und "Löschen" zur Verfügung. Wählt man "copy to" aus, so lässt sich der Kalender auswählen.
Möchte man Termine innerhalb des "selben" Kalenders verschieben, ist dieses per drag & drop möglich. Ein Verschieben zu einem anderen Kalender ist ebenfalls über die linke Maustaste umsetzbar.